Utilizzando una dicotomia tipica di un gioco di società molto conosciuto, possiamo provare a ragionare sul perché emettere le fatture elettroniche può essere utile ad una partita IVA in regime forfettario.

L’emissione di fatture elettroniche può scatenare una sorta di ritrosia da parte dell’imprenditore magari poco abituato all’utilizzo dei software. Alcuni sono addirittura spaventati, altri solo restii. Ma la domanda principale resta la seguente: conviene oppure no?

In questo articolo, proveremo ad ipotizzare alcuni vantaggi e svantaggi a seconda delle varie esperienze che abbiamo avuto modo di osservare.

1° “opportunità” è data dalla possibilità di accedere al cosiddetto regime premiale: l’articolo 1 comma 74, legge 190 del 2014 lo prevede per i forfetari che adottano la fatturazione elettronica. Il termine di decadenza per la notifica degli avvisi di accertamento si restringe di un anno passando da cinque a quattro. Vi è un’ulteriore riduzione fino a tre anni nel caso in cui si utilizzino strumenti di pagamento tracciati per operazioni di ammontare superiore a 500 euro. È tuttavia necessario che il fatturato sia stato interamente “emesso” attraverso fatture elettroniche.

2° “opportunità” L’utilizzo di un software per emettere e ricevere le fatture elettroniche rende il business più semplice. Chi utilizza i cosiddetti metodi analogici (fattura cartacea oppure pdf via email) deve produrre documenti con metodi datati e complicati. Mediamente si utilizza il tipico file “modello” su programma di editing per produrre sia il file pdf sia la stampa. Se si commette un errore in sede di redazione, come si può rimediare? I software di fatturazione elettronica come Bit&Impresa permettono di ridurli al minimo attraverso funzionalità quali la rubrica clienti oppure il “duplica fattura”: grazie a queste modalità di automazione, gli errori di redazione sono sicuramente contenuti.

Allo stesso modo la ricezione non è proprio semplicissima: la fattura cartacea deve essere recapitata al destinatario (tendenzialmente via posta). Altrimenti deve essere consegnata. Per quanto riguarda il PDF inviato via posta elettronica, c’è il rischio che lo si “perda”: quante volte, ormai, con il proliferare di caselle di posta gratuite, non si riesce ad averne una unica? Tutte situazioni che portano a smarrire l’originale del documento. Inoltre, per la ricezione del cartaceo, quante volte ci si trova a dover interpretare la calligrafia di chi lo redige?

Tutto ciò, attraverso l’utilizzo di Bit&Impresa, viene tranquillamente ovviato: in un unico software, si emettono e si ricevono fatture elettroniche in tutta sicurezza abbassando, se non addirittura azzerando, la possibilità di errori. La ricezione è garantita in particolare se la partita iva registra il proprio codice destinatario sul portale “fatture e corrispettivi” di Agenzia delle Entrate. La conservazione è automatica e compresa nel servizio per il tempo legalmente previsto di 10 anni.

3° “opportunità” Per quanto riguarda la pubblica amministrazione, non si “scappa”!

Dal 2015 vige l’obbligo di fatturazione elettronica verso gli enti pubblici che non possono accettare altri tipi di documento. L’invio ha una modalità leggermente differente rispetto a quanto è previsto per i privati: bisogna indicare un codice apposito, il codice IPA, che individua la pubblica amministrazione. Con uno strumento quale Bit&Impresa non è un problema: la veicolazione è sempre garantita con semplicità ed in modalità assolutamente trasparente per il cliente.

4° “opportunità” La fattura elettronica aiuta le attività che hanno adempimenti diversi in materia di fatturazione a collaborare insieme. Solo alcune categorie di partite iva sono ormai esentate dall’obbligo. Chi riceve la fattura analogica incombe in oneri a cui non sarebbe sottoposto se il soggetto esentato ricorresse al Bit&Impresa per emettere la fattura elettronica. In caso di fattura cartacea, la partita iva deve conservare il documento in apposito faldone. Con l’uniformità della gestione della fattura elettronica in formato XML, emissione, ricezione e conservazione sarebbero estremamente semplici, contestuali e comodi per l’utente.

5° “opportunità” La trasmissione al commercialista segue le problematiche della ricezione: con il cartaceo bisogna consegnare fisicamente i documenti. Con le mail, bisogna trasmetterli. Attraverso Bit&Impresa, è possibile agilmente condividere con il proprio commercialista sia l’attivo sia il passivo potendo agevolmente accedere al profilo dell’azienda.

Analizzando gli imprevisti, sicuramente il software di fatturazione prevede un costo: tuttavia bisogna tenere presente che i benefici e la comodità citati in precedenza possono aiutare l’imprenditore a concentrarsi sul proprio lavoro e a ridurre gli adempimenti.

Altra difficoltà è sicuramente costituita dalla consultazione diversa di una fattura elettronica rispetto al cartaceo.

Bisogna però considerare che:

• molte informazioni sono presenti sia in fattura elettronica sia in fattura analogica, nulla viene perso;
• la fattura elettronica conservata, come esposto in precedenza, è immediatamente reperibile;
• i software possono aiutare ad automatizzare la produzione di fatture elettroniche in maniera molto più veloce rispetto al modus operandi analogico.

Redigere la fattura elettronica può sembrare una perdita di tempo o complicato: in realtà aiuta la piccola azienda, soprattutto con un software come B&I, ad essere efficiente, rapida e veloce.

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